Die Königsdisziplin: Dokumentenworkflow
Die Vision des papierlosen Büros feierte bereits ihren zwanzigsten und - je nach Lesart - vielleicht auch bereits dreißigsten Geburtstag. Ihre Umsetzung in die Wirklichkeit scheitert allerdings u.a. daran, dass der Gesetzgeber sie nicht teilt. Er schreibt vor, dass Belege jahrzehntelang in Papierform aufzubewahren sind. Trotzdem gibt es gewichtige Aspekte der Vision vom papierlosen Büro, die von noch größerem, realisierbarem und sofortigen Nutzen sind - und bisher als Rationalisierungspotential kaum genutzt werden. Ein Beispiel:
Der Lieferant schickt eine Rechnung. Der Umschlag wird geöffnet, der Inhalt als Rechnung identifiziert und der Beleg entsprechend den intern definierten Prozessen für die Behandlung einer Eingangsrechnung in Bewegung gesetzt. Zunächst ist eine Freizeichnung aus der Fachabteilung erforderlich. Die hierfür verantwortliche Person ist zwar gerade im Urlaub, aber seine Vertretung bekommt bestimmt mit, dass etwas zu tun ist (oder?). Eine rasche Bearbeitung ist immerhin auch wegen des möglichen Skontoabzugs attraktiv. Kurze Rückfrage noch bei einem Kollegen, der zu der Bestellung etwas sagen können müsste, Anruf im Wareneingang, ob denn die Ware eigentlich da ist - und "schon" kann der Beleg mit der Hauspost zur Buchhaltung gehen. Dort wird kontiert, gebucht und zur Zahlung vorbereitet. Die endgültige Freigabe wird mit Blick auf das Liquiditätsmanagement dann sicherlich bald erteilt - aber halt, der unterzeichnende Kollege aus der Fachabteilung war ja gar nicht zeichnungsberechtigt! Schade um den Skontoabzug. Schade um die enorme Menge an Arbeitszeit. Ärgerlich, dass der Lieferant mahnt, obwohl die interne Belegbearbeitung noch nichtmal abgeschlossen ist.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem lässt sich dieser Vorgang standardisieren, automatisieren, beschleunigen _und_ fehlerärmer gestalten, um nur die wichtigsten Vorteile anzudeuten. Sehen wir uns einmal an, was in unserem Beispielszenario passiert, wenn agorum core Pro zum Einsatz kommt:
Der Lieferant schickt eine Rechnung. Der Umschlag wird geöffnet, sein Inhalt unbesehen zusammen mit all den anderen Belegen in den zentralen Scanner gelegt. Der Scanner sendet die digitalisierten Dokumente an den Dokumenteneingang von agorum core Pro. agorum core Pro wurde beigebracht, Rechnungen von bekannten Lieferanten zu erkennen, aus den Belegen die Nutzinformation in Form von Text und Zahlen herauszulesen und auf dieser Basis den passenden Workflow anzustoßen. Weil das System "weiß", dass der erste Freizeichner im Urlaub ist, aber auch hinterlegt ist, wer die richtige Vertretung ist, hat diese den Beleg wenige Sekunden nach der Erfassung auf dem Bildschirm. Ferner ist im System bereits vor zwei Tagen ein Lieferschein erfasst worden, dessen Informationen zur Rechnung passen. Auch dieser Lieferschein erscheint auf dem Bildschirm. Die Vertretung zeichnet die Rechnung per Mausklick frei. Wenige Augenblicke später liegt die freigeschaltete Rechnung der Buchhaltung vor, inkl. direkt weiterverarbeitbarer Buchungsposten. Noch ein Klick, und der Beleg landet zur Zahlung beim Verantwortlichen, der noch etliche Tage Zeit hat, bis das Skontozahlungsziel erreicht ist.
Der automatische Dokumentenworkflow ist die Königsdisziplin des Dokumentenmanagements. Unsere Leistung besteht in den Implementierung Ihrer Unternehmensprozesse in den automatischen Workflow mittels agorum core Pro. Dies setzt unternehmerisches und betriebswirtschaftliches Verständnis voraus, erfordert die intime Kenntnis der Möglichkeiten der eingesetzten Soft- und Hardware und umfangreiches Schnittstellenknowhow. All dies bieten wir Ihnen in enger Kooperation mit dem Hersteller und als agorum core Pro Partner.